La BDES ou Base de Données Economiques et Sociales, que l’on appelle également BDU (Base de données unique), est un document qui est obligatoire depuis plusieurs années en France. C’est en effet en 2014 que celle-ci fut adoptée au sein des entreprises de 300 salariés et plus. L’année suivante, les sociétés de plus de 50 effectifs ont également été contraintes de se lancer dans la création de la BDES.
En cas de non-soumission à cette obligation, les entreprises sont passibles d’amendes, il est donc indispensable de s’y contraindre afin d’éviter les sanctions financières. Son contenu dépend de l’entreprise, tout comme son fonctionnement qui sera géré en interne. Néanmoins, il existe des documents qui doivent y figurer obligatoirement, et ce quelle que soit la taille de l’entreprise ou sa nature.
Les thèmes obligatoires de la BDES
Ainsi, certaines thématiques doivent être abordées systématiquement au sein de la BDES.
Il s’agit tout d’abord de l’investissement en général : social, mais aussi matériel et immatériel. La BDES doit également faire figurer des éléments relatifs aux activités sociales et culturelles des sociétés concernées. Il faudra faire apparaître les fonds propres, l’endettement, ainsi que tout ce qui touche aux salaires, et ce pour l’ensemble des employés, qu’ils soient simples salariés, ou dirigeants de l’entreprise. La rémunération des investisseurs devra aussi y figurer, ainsi que les flux financiers de l’entreprise. Enfin, il sera nécessaire d’y faire figurer des documents en rapport avec l’égalité professionnelle entre les sexes.
Ce sont des éléments que l’on retrouvera dans l’ensemble des bases de données de ce type. D’autres renseignements sont en revanche optionnels, c’est le cas par exemple de ce qui touche à la sous-traitance, ou aux transferts d’argent qui peuvent avoir lieu entre plusieurs filiales d’une grande entreprise.
Les ordonnances Macron concernant la BDES
Des nouveautés ont vu le jour en 2019 concernant la BDES, notamment par le biais des ordonnances Macron, qui encadrent avec encore plus de sévérité la constitution de cette base de données obligatoire pour de nombreuses entreprises.
Il s’agit globalement d’un contenu un peu plus détaillé, même si les grandes thématiques de la base de données ont été conservées au sein de cette nouvelle version.
Aujourd’hui, pour les entreprises qui contiennent au moins 300 salariés, il sera nécessaire de renseigner des informations ayant trait à la formation professionnelle. Pour les entreprises de moins de 300 salariés (mais toujours plus de 50), la nouvelle rubrique concernera les conditions de travail au sein de la société.
Afin d’anticiper de futurs changements, et de se conformer aux nécessités actuelles, il est fortement conseillé d’opter pour une solution de BDES en ligne, ou pour un logiciel dédié de manière à rester précis dans la gestion de la base de données. Cela permet de restreindre l’accès à celle-ci, mais aussi d’effectuer des mises à jour des informations avec un peu plus de facilité.
Pour en savoir plus sur le contenu de la BDES dans les entreprises de moins de 300 salariés rendez-vous ici.